# Política de uso de la inteligencia artificial

**[Nombre de la empresa]**

| Dato | Valor |
| --- | --- |
| Versión | [1.0] |
| Aprobada por | [Nombre y cargo] |
| Fecha de aprobación | [dd/mm/aaaa] |
| Responsable de IA | [Nombre y contacto del responsable de IA] |
| Próxima revisión | [Fecha de la próxima revisión] |

## 1. Para qué sirve esta política

En [Nombre de la empresa] queremos aprovechar la inteligencia artificial (IA) para trabajar mejor, con seguridad y con criterio. Esta política explica qué herramientas de IA puedes usar, con qué datos, quién revisa y a quién preguntar. Es corta a propósito: si tienes una duda que no resuelve, pregunta al responsable de IA.

## 2. A quién se aplica

A todas las personas que trabajan en [Nombre de la empresa] o en su nombre (incluidos colaboradores externos y personal en prácticas) cuando usan herramientas de IA para cualquier tarea relacionada con su trabajo, en cualquier dispositivo.

## 3. Herramientas aprobadas

Solo se pueden usar para trabajar las herramientas aprobadas, con la cuenta de empresa. Las cuentas personales no se usan con información de la empresa.

| Herramienta y plan | Para qué | Quién puede usarla | Datos permitidos |
| --- | --- | --- | --- |
| [Herramientas aprobadas, por ejemplo: el plan de empresa de Claude, ChatGPT o Copilot] | [Redactar, resumir, analizar, traducir] | [Toda la plantilla / departamentos] | [Verde y ámbar] |
| [Otra herramienta] | [Uso concreto] | [Departamento] | [Verde] |

La lista actualizada está en [enlace o ubicación]. Una herramienta que no está en la lista no se usa para trabajar hasta que se apruebe (apartado 10).

## 4. Semáforo de datos

Antes de pegar o subir información a una IA, comprueba su color:

| Color | Qué incluye | Dónde se puede usar |
| --- | --- | --- |
| Verde | Información pública: web, notas de prensa, catálogos, normativa publicada. | En cualquier herramienta aprobada. |
| Ámbar | Información interna: informes, actas, procedimientos, propuestas y datos de clientes empresa sin datos personales. | Solo en las herramientas aprobadas para datos ámbar, con la cuenta de empresa. |
| Rojo | Datos personales de clientes o empleados, datos de salud, nóminas, datos bancarios, contraseñas y claves, secretos comerciales e información con acuerdo de confidencialidad. | No se usan con IA salvo autorización expresa del responsable de IA y de [delegado de protección de datos o asesor], en una herramienta aprobada para ello. |

Si dudas del color, trátalo como rojo y pregunta.

## 5. Usos permitidos y usos no permitidos

Permitido, por ejemplo:

- Redactar borradores de correos, informes y propuestas.
- Resumir documentos y reuniones.
- Traducir y corregir textos.
- Analizar datos que no identifican a personas.
- Preparar ideas, esquemas y presentaciones.

No permitido:

- Tomar decisiones sobre personas (contratar, evaluar, despedir, conceder o denegar un servicio) basándose solo en la IA.
- Usar prácticas prohibidas por el Reglamento Europeo de IA, como manipular a personas, puntuarlas socialmente o reconocer emociones en el trabajo.
- Generar imágenes o voces de personas reales sin su autorización.
- Introducir datos rojos fuera de lo autorizado.
- Usar cuentas personales de IA para tareas de trabajo.
- Instalar extensiones, conectores o agentes de IA no aprobados.

## 6. Revisión humana y responsabilidad

La IA se equivoca: puede inventar datos, citas o cifras que parecen ciertas. Todo lo que genera la IA se revisa antes de enviarse, publicarse o usarse para decidir. Quien usa la IA es responsable del resultado, igual que si lo hubiera hecho sin ella.

- Comprueba cifras, nombres, fechas y citas en la fuente original.
- No envíes a clientes textos generados sin leerlos completos.
- Si la IA propone un cambio en un sistema (un pedido, un apunte, un mensaje), queda como borrador hasta que una persona lo aprueba.

## 7. Transparencia

- Si atendemos a clientes con un asistente automático, debe decir claramente que es una IA y permitir hablar con una persona.
- Indicamos cuándo una imagen, un audio o un vídeo publicado ha sido generado o manipulado con IA y parece real.
- [Añade aquí si queréis indicar el uso de IA en otros contenidos o documentos para clientes.]

## 8. Confidencialidad y propiedad intelectual

- No compartas información de clientes con condiciones de confidencialidad salvo en una herramienta aprobada para ello.
- Revisa que el contenido generado no copie textos, marcas o imágenes de terceros.
- Los resultados que crees con IA en tu trabajo se tratan como el resto de tu trabajo para [Nombre de la empresa]. [Revisa este punto con tu asesor.]

## 9. Cuentas personales e IA sin registrar

Usar herramientas de IA no aprobadas para trabajar (Shadow AI) pone en riesgo los datos de la empresa y de los clientes. Si usas o conoces una herramienta útil que no está en la lista, cuéntalo: no habrá sanción por informar, y podremos estudiarla para aprobarla.

## 10. Pedir una herramienta nueva

1. Escribe al responsable de IA con la herramienta, para qué la quieres y con qué datos.
2. Revisamos el uso de datos, el contrato, el coste y la seguridad.
3. Respondemos en un plazo de [10] días hábiles.
4. Si se aprueba, se añade a la lista con los datos que se pueden usar.

## 11. Incidentes

Si has introducido en una IA datos que no debías, o detectas un uso indebido o un resultado que ha causado un problema:

- Avisa de inmediato a [Nombre y contacto del responsable de IA] y a [delegado de protección de datos o responsable de seguridad], aunque no estés seguro.
- No intentes borrar rastros ni ocultarlo: actuar rápido limita el daño.
- Si hay datos personales afectados, la empresa valorará si debe notificarlo a la Agencia Española de Protección de Datos (el plazo general es de 72 horas desde que lo conoce).

## 12. Formación

Todas las personas que usan IA reciben una formación inicial sobre esta política y sobre el uso de la IA en su puesto, y una actualización cuando cambian las herramientas. Guardamos registro de la formación, como pide el artículo 4 del Reglamento Europeo de IA.

## 13. Responsable de IA y Champions

El responsable de IA es [Nombre y contacto del responsable de IA]. Coordina la lista de herramientas aprobadas, las peticiones, los incidentes y la formación. En cada departamento hay un Champion de IA que ayuda a sus compañeros: [lista o enlace].

## 14. Revisión de la política

Revisamos esta política al menos una vez al año y cuando cambian las herramientas aprobadas o la normativa. La próxima revisión está prevista para [Fecha de la próxima revisión]. Los cambios se comunican a toda la plantilla.

## Acuse de recibo

He leído y entiendo la Política de uso de la inteligencia artificial de [Nombre de la empresa].

Nombre: ______________________    Fecha: ____________    Firma: ____________

_Plantilla de RuleAI (ruleaihq.com), versión 1.0 del 22 de octubre de 2026. Es un punto de partida, no asesoramiento legal: adáptala a tu empresa y revísala con tu asesor o tu delegado de protección de datos._